SiS SAP Business One & HR Chatbot

ในปัจจุบันการนำ AI เข้ามาใช้งานในองค์กรนอกเหนือจากดูทันสมัยแล้วยังช่วยประหยัดเวลาของพนักงานทำให้สามารถไปทำงานอื่น ๆเพิ่มมากขึ้นได้ และพนักงานสามารถมีส่วนร่วมในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ได้แก่ การลงเวลา การขอลา การบันทึกขอทำโอที ซึ่งการที่พนักงานสามารถทำในส่วนดังกล่าวได้เอง ช่วยให้องค์กรประหยัดต้นทุนด้านทรัพยากรกระดาษ ลดความเสี่ยงเรื่องความผิดพลาดของการสื่อสาร มีระบบจัดเก็บและตรวจสอบได้ โดยเฉพาะในกลุ่มธุรกิจที่มีจำนวนพนักงานมาก

ระบบดังกล่าวสามารถเชื่อมต่อ SAP Business One ในฐาน SiS ซึ่งเป็นผู้จำหน่าย SAP Business One มีการร่วมมือกับ OneDee.AI เพื่อนำเสนอ HR AI Chatbot  ผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจให้กับผู้ใช้งาน ทำให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สะดวกสบาย ด้วยเทคโนโลยีทันสมัย ทั้งระบบ ERP และ HR Software

แชทบอทสำหรับพนักงาน (HR Chatbot)

กำลังเข้ามามีบทบาทสำคัญในการเปลี่ยนแปลงการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HR management) รวมไปถึงการสร้างประสบการณ์ที่แปลกใหม่ให้กับพนักงานอีกด้วย ลองไปดูกันว่าจะเป็นอย่างไร

AI Chatbot นั้นสามารถทำให้แผนก HR พึงพอใจยังไงได้บ้าง? แชทบอทคืออะไร?

แชทบอท คือ ซอฟท์แวร์ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่สามารถเลียนแบบบทสนทนากับผู้ใช้ด้วยภาษาที่เป็นธรรมชาติ ผ่านแอปพลิเคชันสำหรับส่งข้อความ (messaging apps) หรือแอปต่าง ๆ บนมือถือ (mobile apps) เช่น แอปบริหารจัดการพนักงานผ่าน AI Chatbot OneDee.ai เป็นต้น

แชทบอทสามารถทำอะไรให้กับแผนก HR ได้บ้าง?

คุณสมบัติเหล่านี้ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างทวีคูณแก่แผนก HR ขององค์กรต่าง ๆ

• ขยายขอบเขตการให้บริการที่ครอบคลุมทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง ทำให้การเข้าถึงของพนักงานทำได้ง่ายและสะดวกมากยิ่งขึ้น
• หัวหน้าพูดคุยกับทีมงานได้สะดวก เข้าถึงพนักงานได้ง่ายขึ้น ลดปัญหาด้านการสื่อสารภายในองค์กร ช่วยเทรนพนักงาน เพิ่ม Employee Engangement ภายในองค์กร พนักงานสามารถเข้าใจเป้าหมายขององค์กรไปในทิศทางเดียวกัน
• AI Chatbot ช่วยตอบคำถามพนักงานแทน HR เช่น สวัสดิการ, โควต้าวันลา, โอที, สิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ช่วยลดเวลาในการทำงาน ไม่ต้องให้ HR มาคอยตอบปัญหาซ้ำ ๆ 
• ความสามารถในการใช้งานได้หลากหลาย ครอบคลุมได้ทุกฟังก์ชัน ทั้งการลงเวลาผ่านมือถือ ขอลางานออนไลน์ จัดตารางกะทำงาน รวมไปถึงการจ่ายเงินเดือน ทำให้ HR สามารถบริหารพนักงานได้สะดวกยิ่งขึ้นในแอปเดียว
• สามารถจัดการงานและขั้นตอนการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ ทำให้ลดต้นทุนและการจัดการโดยคน เช่น การประกาศข่าวสาร (Anouncement) ให้พนักงานทราบผ่านแอป หรือการรายงานการเข้างานของพนักงานแบบ real-time เป็นต้น

นอกจากนี้ ฝ่ายบุคคลจะสามารถนำเอาแชทบอทไปปฏิบัติงานให้เกิดผลสำเร็จได้ยังไง? เรื่องที่ต้องคำนึงมีดังต่อไปนี้

5 เคล็ดลับสร้างแรงบันดาลใจเพื่อการสร้างประสบการณ์ที่เหนือกว่าด้วย AI Chatbot

1. เริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ แล้วค่อยขยายขอบเขตให้กว้างยิ่งขึ้น
   เมื่อบริษัทกำลังอยู่ในจุดเริ่มต้นของการนำเทคโนโลยีใหม่เข้ามาใช้ ควรเริ่มต้นจากจุดเล็ก ๆ ก่อน เช่น การทดลองใช้กับพนักงานกลุ่มเล็ก ๆ กลุ่มหนึ่ง หรือแผนกและพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งก่อน การทำแบบนี้จะทำให้คุณสามารถแก้ไขจุดบกพร่องและจัดการกับประสบการณ์การใช้งานที่ไม่ดีก่อนได้
2. จัดการกับสิ่งที่สามารถจัดการได้ง่ายที่สุดก่อน
   มองหากรณีการใช้งานของแชทบอทที่ง่ายต่อการนำมาใช้ก่อน เพื่อให้พนักงานไม่รู้สึกว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงที่มากจนเกินไป ถือเป็นการปรับตัวให้คุ้นชินกับเทคโนโลยีใหม่ เช่น อาจจะเริ่มจากการลงเวลาผ่านแอปก่อน หรือการขอลางานผ่าน HR Chatbot เป็นต้น
3. ฝึกฝนแชทบอทของคุณให้เข้าใจความหมายต่าง ๆ
   แชทบอทเป็นเหมือนเด็กอายุน้อยที่ต้องได้รับการฝึกฝนให้เข้าใจความหมายของประโยคต่าง ๆ มีความเข้าใจผิดว่าแชทบอทเมื่อนำมาใช้แล้วจะฉลาดล้ำ สามารถเข้าใจความหมายต่าง ๆ ได้ทันที เลยเถิดไปถึงสามารถเดาใจพนักงานได้ แต่ในความเป็นจริงแชทบอทเหมือนมนุษย์ทั่วไปที่ต้องได้รับการสอนและเทรนประโยคต่าง ๆ เข้าไปก่อน ถึงจะเรียนรู้เพื่อตอบสนองได้ดียิ่งขึ้น
4. สื่อสารตั้งแต่เริ่มแรกและให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วม
   ความหวาดกลัวของบุคลากรที่จะถูกแทนที่ด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) หรือระบบการทำงานอัตโนมัตินั้นเป็นเรื่องที่ไม่ควรถูกมองข้าม การสื่อสารที่ชัดเจนเพื่อให้เกิดความเข้าใจและการชักชวนให้เกิดการมีส่วนร่วมในโครงการแชทบอทต่าง ๆ จากพนักงานจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะจากกลุ่มคนที่จะโดนผลกระทบโดยตรง ควรให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่ขั้นตอนของการตัดสินใจและออกแบบ นอกจากจะช่วยขจัดข้อสงสัยคลางแคลงใจจากพนักงานที่ได้รับผลกระทบออกไปแล้ว ยังช่วยให้องค์กรมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในช่วงเริ่มแรกของการพัฒนาบอทอีกด้วย
5. พิจารณาเรื่องการเข้าถึงข้อมูลและความปลอดภัย
   ระบบ HR Chatbot จำเป็นที่จะต้องเข้าถึงข้อมูลของพนักงานในบริษัท เพื่อจะได้สามารถระบุตัวตนของพนักงานได้ การที่บริษัทจะเลือกใช้ระบบ HR Chatbot ควรเลือกแอปพลิเคชั่น หรือระบบที่ระบุ Privacy Policy ไว้อย่างชัดเจน ถือเป็นประโยชน์ต่อทั้งบริษัทและแสดงถึงความน่าเชื่อถือของแอปพลิเคชั่นได้เป็นอย่างดี

ส่งเสริมวัฒนธรรมองค์กรด้วย AI Chatbot

โดยสรุป ระบบ HR Chatbot สามารถที่จะเข้าถึงพนักงานได้บ่อยและเป็นไปในเชิงรุกได้มากยิ่งขึ้น นำมาซึ่งความคิดเห็นต่อผลการดำเนินงาน นโยบาย การฝึกอบรม รวมไปถึงการแจ้งเตือนของการนัดประชุม อีเว้นท์ นัดประเมินงานต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นได้อีกด้วย

อย่างไรก็ตาม แชทบอทสามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบการปฏิสัมพันธ์กับพนักงานได้ก็จริง แต่ใช่ว่าจะมาทดแทนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์หรือแม้แต่การเข้ามาทดแทนบุคลากรฝ่ายบุคคลเลยเสียทีเดียว แต่ควรนำไปใช้เพื่อผสมผสานให้เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร และกระบวนการของธุรกิจ เพื่อช่วยส่งเสริมและผลักดันให้บริษัทเติบโตไปได้อย่างรวดเร็วทันกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงไป

สนใจในผลิตภัณฑ์ SAP Business One สามารถติดต่อได้ที่ sap@sisthai.com หรือ https://www.siscloudservices.com/th/our-services/erp-on-cloud/sap-business-one

ระบบบริหารพนักงานด้วย AI Chatbot ทดลองใช้ได้ที่ https://www.onedee.ai/th/